E-Rechnungen einfach und rechtssicher auslagern, ohne zusätzlichen internen Aufwand.
POSTFACTORY übernimmt den gesamten E-Rechnungsprozess für Ihr Unternehmen. Rechtskonform, sicher und vollständig ausgelagert – ohne Systemumstellung und ohne IT-Mehraufwand.
Empfangspflicht seit 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist.
Ausstellungspflicht ab 2027
Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen und versenden. Ab 2028 gilt das für alle Unternehmen.
Meldepflicht spätestens ab 2030
Alle Unternehmen müssen Ihre E-Rechnungsdaten und zusätzliche Daten mit der Meldeplattform der Finanzbehörden austauschen.
Die Herausforderung
Die E-Rechnung ist Pflicht und stellt Unternehmen vor neue Anforderungen.
Mit der Einführung der E-Rechnung verändern sich Rechnungs- und Versandprozesse grundlegend. Was auf den ersten Blick wie eine formale Umstellung wirkt, betrifft in der Praxis rechtliche Vorgaben, technische Formate und die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten. Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie diese Anforderungen korrekt umsetzen können, ohne interne Abläufe und Ressourcen zu überlasten oder neue Risiken einzugehen.
Die E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF und auch kein Anhang, der per E-Mail verschickt wird. Sie muss bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen, maschinenlesbar sein und sollte über geeignete, sichere Übertragungswege versendet werden.
Fehler entstehen dabei nicht nur bei der Erstellung, sondern häufig im Versand und aufgrund fehlender Validierung und Absicherung des gesamten Prozesses.
Genau hier liegen die größten Risiken für Unternehmen. Diese Fehler fallen oft erst dann auf, wenn Rechnungen abgelehnt, Fristen nicht eingehalten werden oder Rückfragen entstehen.
Der Versand von E-Rechnungen ohne Validierung und über unsichere Übertragungswege birgt erhebliche Risiken. Daten können manipuliert werden, Rechnungen fehlerhaft ankommen oder nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unternehmen bleiben in diesen Fällen haftbar und belasten ihre Liquidität.
Wer zudem jetzt auf E-Mail-Versand oder -Empfang setzt, riskiert in naher Zukunft aufwändige Umstellungen, um steigenden Anforderungen von Geschäftspartnern und insbesondere den Meldeverpflichtungen gegenüber den Finanzbehörden gerecht zu werden. — und genau dann, sind bei zertifizierten Portalanbietern keine kurzfristigen Ressourcen verfügbar.
Typische Herausforderungen in der Praxis
Unzureichende Verarbeitung strukturierter Rechnungsformate
Verspäteter Rechnungsausgang durch ineffiziente Prozesse
Versand über ungeeignete Kanäle wie E-Mail
Unklare Anforderungen an Archivierung und Nachvollziehbarkeit
Fehlende interne Ressourcen und IT-Know-how
Neue Datenformatsversionen führen regelmäßig zu IT-Aufwand und ERP-Anpassungskosten
Ungeeignete Versandwege als Risikofaktor
Der Versand von E-Rechnungen über unsichere oder nicht validierte Übertragungswege birgt erhebliche Risiken. Daten können manipuliert werden, Rechnungen fehlerhaft ankommen oder nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unternehmen bleiben in diesen Fällen verantwortlich — auch wenn externe Systeme oder interne Abteilungen beteiligt sind.
Wer jetzt auf E-Mail-Versand oder -Empfang setzt, riskiert in naher Zukunft aufwändige Umstellungen — genau dann, wenn bei zertifizierten Portalanbietern keine kurzfristigen Ressourcen verfügbar sind.
E-Rechnungsdaten sind ein attraktives Angriffsziel — die Bedrohungslage wächst rasant:
579 → 4.000+
Cyberangriffe pro Sekunde in nur 2 Jahren
Quelle: Microsoft
3 → 10,5 Bio. $
weltweite Kosten der Cyberkriminalität 2015 vs. 2025
Quelle: Cybersecurity Ventures
POSTFACTORY löst genau diese Herausforderungen – mit einem durchgängigen Prozess aus einer Hand.
Die Lösung
Die Auslagerung der E-Rechnungen: zukunfts- und rechtssicher
Die Anforderungen an die E-Rechnung lassen sich langfristig nur dann zuverlässig erfüllen, wenn der gesamte Prozess strukturiert und abgesichert betreut wird. Statt einzelne technische Bausteine einzuführen, übernimmt POSTFACTORY den kompletten Versandprozess Ihrer E-Rechnungen – rechtssicher, nachvollziehbar und ohne zusätzlichen internen Aufwand.
Direkte Anbindung an bestehende ERP-Systeme
Ohne Systemumstellung
Versionsänderungen von Datenformaten stehen just in Time bereit
Ohne Zusatzkosten
Zukunftssicherheit bei neuen gesetzlichen Vorgaben und der Anbindung an das Meldesystem der Finanzbehörden
Beratung anfragen
Der Prozess
Von Ihren Daten bis zum Empfänger
Ein durchgängiger, transparenter Prozess für alle ausgehenden E-Rechnungen.
Datenübernahme
Sichere Übernahme aus Ihrem ERP-System
Validierung
Prüfung auf Gesetzeskonformität vor dem Versand
Konvertierung
In XRechnung, ZUGFeRD u.v.m.
Sicherer Versand
In Ihrem Namen, über zertifizierte Übertragungswege
Meldung an Finanzbehörde
Direkte, gesetzeskonforme Anbindung an das Meldesystem der Finanzbehörden
Archivierung
GoBD-konform und revisionssicher
Nach der Einrichtung läuft der E-Rechnungsversand stabil und automatisiert. Gesetzliche Änderungen, neue Formate oder Anpassungen an Übertragungswege stehen Ihnen just in Time zur Verfügung, ohne dass Sie aktiv werden müssen.
So bleibt Ihr Rechnungsprozess dauerhaft stabil und rechtssicher.
Unsere Leistungen
Alles, was die Auslagerung der E-Rechnung leisten muss.
Neun Bausteine, die zusammen einen durchgängigen Prozess ergeben – modular und individuell je nach Anforderung. Unsere Lösung ist ein Service, keine lokale Software – wir nutzen und ergänzen die Systeme, die Sie bereits haben.
Versand in Ihrem Namen
B2B, B2G und B2C – über den jeweils passenden und sicheren Übertragungsweg.
Alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt
Aktuelle Anforderungen werden laufend berücksichtigt und umgesetzt.
Formatkonvertierung
Konvertierung in EN16931-konforme Formate: XRechnung, ZUGFeRD, und …. 400 more
Validierung vor dem Versand
Jede Rechnung wird auf Vollständigkeit und Konformität geprüft.
ERP-Anbindung ohne Umstellung
Direkte Anbindung an bestehende Systeme – wir fassen Ihre Systeme nicht an.
GoBD-konforme Archivierung
Revisionssichere Archivierung bis max. 180 Tage auf deutschen Servern. Auf Wunsch auch Langzeitarchivierung.
Aktuelle Formatversionen
Versionsänderungen stehen just in Time bereit – ohne Eigenentwicklung oder Zusatzkosten.
Datenschutz & Sicherheit
Verschlüsselte Übertragung, kontrollierte Zugriffsrechte, deutsche Rechenzentren.
Mandantenfähige Lösung
Unbegrenzte Nutzer, Rechtezuweisung, skalierbar für jede Unternehmensgröße.
Die Lösung von POSTFACTORY passt sich Ihrer Unternehmensstruktur an – unabhängig von Größe oder Branche. Über Roaming- und Interoperabilitätsabkommen im weltweiten TRAFFIQX® Netzwerk sind nationale und internationale Business- und Behörden-Plattformen angebunden – jedem Teilnehmer steht damit eine nahezu unbegrenzte Anzahl erreichbarer Unternehmen und Behörden zur Verfügung.
Ihre Vorteile
E-Rechnungsversand einfach auslagern. Ohne Systemanpassung.
Sie müssen sich weder um Formate, Validierung, Versandkanäle noch um gesetzliche Änderungen kümmern – wir übernehmen den gesamten Prozess.
Sie profitieren
- Keine Investitionskosten – keine Systemanpassung nötig
- Interne Ressourcen in IT und Buchhaltung werden entlastet
- Rechnungen weiterhin aus Ihrem vorhandenen ERP-System
- Ihr Outputformat wird von uns zur Konvertierung und zum Versand übernommen
- Immer aktuelle Datenformat-Versionen – ohne Eigenentwicklung oder Zusatzkosten
- Sicherheitspaket: Rechtssicherheit, Datensicherheit, Ausfallsicherheit, sichere Zustellung
- Jede Neuentwicklung im Netzwerk steht Ihnen direkt zur Verfügung
- Jetzt schon aufgestellt für zukünftige Anforderungen von Finanzbehörden
- Reduzierte Kosten für Porto, Papier und manuelle Prozesse
Wir übernehmen
- Konvertierung Ihrer Rechnung in ein EN16931-konformes E-Rechnungsformat
- Wir arbeiten nur mit Outputdatenströmen – Ihre Systeme bleiben unangetastet
- Validierung jeder Rechnung vor dem Versand
- Versand in Ihrem Namen, im gewünschten Format, über den gewünschten Zustellkanal
- Rücklieferung der Originalrechnung für Ihr ERP-System und/oder Ihr Archiv
- Gesetzeskonforme Langzeitarchivierung auf Wunsch
- Mandantenfähige Lösung mit unbegrenzten Nutzern und Rechtezuweisung
- Übermittlung der relevanten Rechnungnsdaten an das zukünftige Meldesystem der Finanzbehörden
Keine Investitionskosten
Keine Systemanpassung, kein IT-Projekt – Sie übermitteln Daten, wir übernehmen den Rest.
Immer auf dem neuesten Stand
Neue Formatversionen und gesetzliche Änderungen stehen automatisch bereit.
Sicherheitspaket inklusive
Rechtssicherheit, Datensicherheit, Ausfallsicherheit und sichere Zustellung in einem.
Zukunftssicher aufgestellt
Jetzt schon bereit für kommende Anforderungen von Finanzbehörden und Geschäftspartnern.
E-Rechnung rechtssicher auslagern.
Gerne klären wir gemeinsam, wie die Auslagerung der E-Rechnung für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir, wo Sie stehen, welche Anforderungen relevant sind und wie eine sinnvolle Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann.
Beratung zur E-Rechnung anfragen
- +49 (0) 221 - 99 22 80
- anfrage@postfactory.org
- Vitalisstr. 312a, 50829 Köln
FAQ
Häufige Fragen zur E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in strukturiertem elektronischem Format, die von IT-Systemen automatisiert gelesen und verarbeitet werden kann. Im Unterschied zu einer PDF- oder Papierrechnung ermöglichen nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD diese automatisierte Verarbeitung.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Ausnahmen und ohne Übergangsfrist. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen – ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen in Deutschland, die steuerpflichtige Leistungen zwischen Unternehmen erbringen oder erhalten (B2B-Bereich). Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C), steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen an Unternehmen außerhalb Deutschlands. Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
Welche Formate sind zulässig?
Es gibt über 400 zulässige Formate. Die gängigsten sind XRechnung (reines XML-Format) und ZUGFeRD 2.0+ mit Profil EN 16931 – eine Kombination aus lesbarer PDF und strukturierter XML. Reine PDF-Rechnungen ohne strukturierte Komponente sind seit 2025 nicht mehr zulässig. POSTFACTORY unterstützt alle gängigen Formate und passt sich automatisch an neue Versionen an.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht?
Ja. Folgende Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen: Rechnungen an Privatpersonen, steuerfreie Leistungen (z. B. Arztbehandlungen), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen ins Ausland. Wichtig: Diese Ausnahmen gelten nur für die Ausstellung. Die Empfangsverpflichtung seit 2025 gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahmen.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail ausreichend?
Nein. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Sie muss strukturiert und maschinell lesbar sein. In der Übergangsfrist bis Ende 2026/2027 dürfen unstrukturierte PDFs noch versendet werden – jedoch nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers. Wichtig: Unternehmen, die E-Rechnungen nicht empfangen oder verarbeiten können, riskieren den Verlust des Vorsteuerabzugs.
Was passiert bei Nicht-Einhaltung?
Wer die gesetzlichen Anforderungen nicht einhält, geht rechtliche, steuerliche und organisatorische Risiken ein. Mögliche Folgen: Rechnungen werden vom Empfänger abgelehnt, Zahlungseingänge verzögern sich, es entsteht erhöhter manueller Aufwand durch Nacharbeit, und es drohen Beanstandungen im Rahmen steuerlicher Prüfungen. Unabhängig von möglichen Sanktionen führt eine nicht regelkonforme Umsetzung zu Mehraufwand, Unsicherheit und Liquiditätsrisiken.
Wie werden meine Daten beim E-Rechnungsversand geschützt?
Durch verschlüsselte Übertragung, automatisierte Prozesse und revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über Server in deutschen Rechenzentren mit klar geregelten und auf ein Minimum reduzierten Zugriffsrechten.