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Output-Management das Unternehmen entlastet.

Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen oder Verträge müssen termingerecht, korrekt und nachvollziehbar erstellt und versendet werden. POSTFACTORY übernimmt den kompletten Prozess – von der Aufbereitung bis zum Versand, digital oder postalisch.

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Leistungen ansehen

Steuerung Ihrer Daten

Aus ERP, CRM oder DMS – sicher übermittelt im definierten Format.

Aufbereitung & Druck

Automatisierte Aufbereitung, Druck (s/w oder farbig), maschinelle Kuvertierung mit Kameralesung.

Versand an Empfänger

Postalisch oder digital – portooptimiert, termingerecht, in bestmöglicher Qualität.

Datenschutzkonform · Reporting · DV-Freimachung

Die Herausforderung

Dokumentenprozesse kosten Zeit, Geld und Ressourcen.

In vielen Unternehmen entwickeln sich die Prozesse rund um Dokumente dezentral: Rechnungen werden in der Buchhaltung erstellt, gedruckt und versendet, Mahnungen separat verschickt, Lohnabrechnungen über einen eigenen Ablauf verarbeitet.

Das Ergebnis: Intransparenz und ineffiziente, kostenintensive Prozesse – die klassische Folge eines fehlenden zentralen Output-Managements.

Dezentrale Prozesse über mehrere Abteilungen hinweg

Fehlender Gesamtüberblick über Mengen, Kosten und Fristen

Verschiedene Zuständigkeiten und uneinheitliche Abläufe

Unterschiedliche Output-Kanäle und mehrere Dienstleister

Steigende Druck-, Porto- und Materialkosten

Ressourcenbindung ohne unmittelbare Wertschöpfung

POSTFACTORY löst genau diese Herausforderungen – mit einem durchgängigen Prozess aus einer Hand.

Die Lösung

Output-Management nach Maß.

Unser Output-Management bündelt Ihre gesamten Dokumentenarten in einen zentral gesteuerten Prozess. Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, Verträge oder Bescheinigungen werden mit individuell für Sie erstellten Anwendungen automatisiert aufbereitet und in Ihrem Namen versendet – digital wie postalisch.

Verarbeitungszyklus auf Ihre Anforderungen eingestellt

Täglich, mehrmals täglich, wöchentlich oder monatlich. Variabel auf das Output-Volumen anpassbar.

Einfache Umsetzung ohne Anpassung Ihrer Systeme

Sie übermitteln gesichert die Daten aus Ihren Systemen – wir übernehmen die operative Abwicklung.

Kostenvorteile durch intelligente Prozesse

Reduktion der Druck- und Papierkosten sowie Porto- und Prozessoptimierungen.

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Der Prozess

Von der Datenquelle bis zur Zustellung – alles aus einer Hand

Ein durchgängiger, transparenter Prozess für alle ausgehenden Geschäftsdokumente.

Datenübergabe

Aus Ihrem System, sicher übermittelt im definierten Format

Aufbereitung

Automatisierte Verarbeitung über Ihre individuelle Anwendung

Druck

Schwarz-weiß oder farbig, in bestmöglicher Qualität

Kuvertierung

Maschinell C6 bis C4, mit Kameralesung

Versand

Postalisch oder digital, portooptimiert & termingerecht

Der Prozess

Von Ihren Daten bis zum Empfänger.

Ein durchgängiger, transparenter Prozess für alle ausgehenden Geschäftsdokumente.

Datenübergabe

Aus Ihrem System, sicher übermittelt im definierten Format

Datenübergabe

Aus Ihrem System, sicher übermittelt im definierten Format

Datenübergabe

Aus Ihrem System, sicher übermittelt im definierten Format

Datenübergabe

Aus Ihrem System, sicher übermittelt im definierten Format

Unsere Leistungen

Alles, was zentrales Output-Management leisten muss.

Neun Bausteine, die zusammen einen durchgängigen Prozess ergeben – modular kombinierbar, je nach Anforderung.

Zentrale Steuerung

Ihre Transaktionsdokumente wie Rechnungen, Mahnungen, Entgeltabrechnungen etc. in einem Prozess.

Standortübergreifende Bündelung

Des kompletten Dokumentenversands aus allen Niederlassungen und /oder Abteilungen.

Digitaler & postalischer Versand

Kanalgerechte Auslieferung – elektronisch oder physisch.

Druck in s/w oder Farbe

Hochwertiger Digitaldruck, abgestimmt auf Ihre Dokumentenart.

Maschinelle Kuvertierung

Intelligent C6 bis C4 mit Kameralesung für höchste Sicherheit.

Portooptimierung & DV-Freimachung

Bündelung, Sortierung und Direktverarbeitung mit der Deutschen Post.

Reporting

Transparente Auswertungen über Mengen, Kosten und Versandwege.

Planungssicherheit

Definierte, fixe Produktionskosten – kalkulierbar und stabil.

Faire Ersteinrichtung

Fixe und überschaubare Kosten für Setup und Onboarding.

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Ihre Vorteile

Warum zentrales Output-Management entlastet.

Sie müssen sich weder um Erstellung, Druck, Kuvertierung, Porto noch um Versandkanäle oder Sonderformen wie Einschreiben kümmern.

Komplett oder step by step

Wir übernehmen Ihren Dokumentenprozess – ganz oder schrittweise. Passgenau für Ihre Anforderungen.

Keine internen Eingriffe

Dokumente werden zuverlässig aufbereitet und versendet, ohne dass Ihre Teams eingreifen müssen.

Insellösungen ablösen

Abstimmungen zwischen Abteilungen entfallen. Mehrere Einzelprozesse werden zu einem.

Spürbar weniger Aufwand

Der organisatorische Aufwand für Erstellung, Druck, Kuvertierung und Versand sinkt deutlich.

Output-Management strukturiert auslagern.

Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe, zeigen Einsparpotenziale auf und entwickeln einen effizienten Weg für Ihr Output-Management.

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FAQ

Häufige Fragen zum Output-Management.

Was ist Output-Management

Output-Management bezeichnet die zentrale Steuerung, Aufbereitung und Verteilung aller ausgehenden Geschäftsdokumente. Dazu gehören sowohl digitale als auch physische Dokumente, die kanalgerecht an die vorgesehenen Empfänger versendet werden. Ziel ist es, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt in der geeigneten Form beim Empfänger ankommen.

Wann lohnt sich ein zentrales Output-Management?

Ein zentrales Output-Management lohnt sich immer dann, wenn Unternehmen viele Dokumente erzeugen und versenden, mehrere Standorte verwalten oder unterschiedliche Versandwege nutzen. Besonders bei steigenden Kosten und fehlender Transparenz bietet ein zentraler Ansatz spürbare Entlastung und Effizienzgewinne.

Welche Dokumente werden im Output-Management berücksichtigt?

Output-Management umfasst alle Arten von Geschäftsdokumenten, die das Unternehmen erzeugt und versendet. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Bescheinigungen sowie die allgemeine Kundenkommunikation.

Welche Vorteile bietet ein zentrales Output-Management?

Ein zentral gesteuertes Output-Management bringt mehrere Vorteile:

  • verringerter Aufwand durch weniger Abstimmungen zwischen Abteilungen
  • reduzierte Druck- und Portokosten durch gebündelte Prozesse und digitale Versandkanäle
  • höhere Transparenz über Mengen, Kosten und Versandwege
  • stabilere, planbare Abläufe für wachsende Dokumentenvolumina
  • fehlende manuelle Eingriffe vermeiden Fehler

Wie lässt sich Output-Management in bestehende Systeme integrieren?

Moderne Output-Management-Ansätze sind so konzipiert, dass sie sich in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen. Sie können an ERP-, CRM-, DMS- oder Archivsysteme angebunden werden, sodass Dokumente automatisiert aus den vorhandenen Anwendungen übernommen und kanalgerecht verteilt werden – ohne Medienbrüche oder manuelle Zwischenschritte.

Wie stellt POSTFACTORY den Datenschutz und die Sicherheit meiner Daten sicher?

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Alle Dokumenten- und Versandprozesse werden bei POSTFACTORY unter strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben umgesetzt. Ihre Daten werden ausschließlich zweckgebunden verarbeitet, über gesicherte Übertragungswege übermittelt und in geschützten Systemen verarbeitet. Zugriffe sind klar geregelt und auf ein Minimum reduziert. Das ist auch in unserer „Vereinbarung zum Datenschutz und zur Datensicherheit in Auftragsverhältnissen nach Art. 28/29 DSGVO" – kurz ADV – fixiert.